NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO TỰ ĐÁNH GIÁ TRONG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GIẢO DỤC TRƯỞNG ĐẠI HỌC (TẬP 2)

4. Những kinh nghiêm viết báo cáo TĐG

a. Đàm bảo cấu trúc của báo cáo TĐG theo quy đinh

- Báo cáo TĐG phải phù hợp với quy định của hướng dẫn TĐG trường ĐH, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp. Cấu trúc báo cáo TĐG bao gồm:

-Trang bìa chính; trang bìa phụ; Danh sách và chữ kí của các thành viên Hội đổng TĐG; Mục lục; Danh mục các chữ viết tắt (nếu có); Các phần nội dung của báo cáo, bao gồm: Phẩn I: Đặt vấn đề; Phần II: Tổng quan chung; Phán III: TĐG của nhà trường; Phẩn IV: Kết luận; Phần V: Phụ lục.

-Trình bày báo cáoTĐG trên khổ giấy A4; sử dụng phông chữ Times New Roman, Unicode, cỡ chữ 14; lề trên: 2 - 2,5 cm, lề dưới: 2 - 2,5 cm, lề trái: 3 - 3,5 cm, lề phải: 2 - 2,5 cm; khoảng cách giữa các dòng: 1.5 lines.

- Trong báo cáp TĐG, các thể thức và kĩ thuật trình bày thực hiện theo các quy định về văn bản hiện hành.

- Báo cáo TĐG được trình bày lẩn lượt theo 10 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục. Trong mỗi tiêu chuẩn, trình bày lần lượt theo từng tiêu chí. Mỗi tiêu chí phải viết đẩy đủ 5 phẩn: Mô tả; Điểm mạnh; Tồn tại; Kế hoạch hành động; Tự đánh giá.

b. Văn phong, chính tả, cách lập luận và lí giải

- Văn phong mạch lạc, tường minh, tránh lối diễn đạt văn nói trong báo cáo TĐG. Lưu ý biên tập văn phong ở khâu cuối cùng của quá trình viết báo cáo TĐG. Điều quan trọng là thống nhất cách hành văn trong toàn văn báo cáo TĐG (phần nội dung của báo cáo TĐG từ 120- 150 trang). Do vậy, Ban thư kí của Hội đổng TĐG và đặc biệt thư kí tổng hợp có vai trò rất quan trọng. Để khắc phục tình trạng có sự khác nhau về cách hành văn trong báo cáo các tiêu chí/tiêu chuẩn của các nhóm CTCT, Ban thư kí cần viết báo cáo mẫu đối với tiêu chí/tiêu chuẩn làm cơ sở để các nhóm CTCT viết báo cáo tiêu chí/tiêu chuẩn được phân công.

- Đảm bảo không có lồi chính tả và vi tính trong báo cáo TĐG. Hội đổng TĐG cẩn quy định các nhóm CTCT đảm bảo không có lỗi chính tả, vi tính trong báo cáo các tiêu chí/tiêu chuẩn được phân công thực hiện.

- Sử dụng các từ ngữ viết tắt theo quy định. Ban thư kí cẩn thống nhất các từ ngữ viết tắt với các nhóm CTCT ngay từ khi bắt đầu thực hiện viết phiếu đánh giá tiêu chí.

- Lập luận và lí giải dựa trên cơ sở minh chứng hiện có làm cơ sở để đánh giá đạt/không đạt theo yêu cầu của tiêu chí. Tránh tình trạng phổ biến hiện nay trong các báo cáo TĐG là liệt kê hoặc nhận định thiếu minh chứng.

c. Mô tỏ các hoạt động của đơn vị đối chiếu với yêu cầu của tiêu chí

- Nghiên cứu kĩ hướng dẫn sử dụng tiêu chí đánh
giá chất lượng trường ĐH để hiểu rõ nội hàm tiêu chí. Lưu ý các từ khóa của tiêu chí trong quá trình mô tả. Không mô tả những nội dung không phù hợp với tiêu chí. Các nhóm CTCT cẩn tham khảo hướng dẫn sử dụng tiêu chí đánh giá chất lượng trường ĐH để mô tả đối với các tiêu chí có nội dung đánh giả bắt đầu bằng từ "có".

- Mô tả đầy đủ, chi tiết, trung thực, khách quan hiện trạng hoạt động của Nhà trường theo từng tiêu chí, kèm theo các minh chứng, tránh trường hợp mô tả quá ngán, nhưng đưa vào nhiều mã minh chứng cùng một lúc; giữa mô tả và minh chứng không trùng khớp; mô tả hoặc nhận định không có minh chứng,...

- Phần mô tả phải ngắn gọn; súc tích, không mô tả dài dòng, liệt kê, viết theo kiểu báo cáo thành tích, lưu ý tính liên kết văn bản trong mô tả. Tuy nhiên, tránh tình trạng mô tả quá ngắn gọn đối với các tiêu chí tự đánh giá không đạt so với yêu cẩu của tiêu chí. Ngoài ra, không quá chênh lệch về độ dài ngắn của các phẩn viết về từng tiêu chuẩn, tiêu chí (2-3 trang/tiêu chí).

- Mô tả theo thứ tự yêu cẩu của tiêu chí nhằm đảm bảo tính thống nhất trong mô tả tiêu chí của các nhóm CTCT. Đảm bảo không có tiêu chí bị bỏ sót hoặc chưa được phân tích và đánh giá đáy đủ.

- Tránh tình trạng mâu thuẫn trong mô tả và nhận định giữa các tiêu chí. Phần mỏ đầu của tiêu chuẩn không lặp lại trong phẩn phân tích các tiêu chí.

- Đảm bảo phương thức và nội dung mô tả đối với phẩn đật vấn để, tổng quan chung và kết luận. Trong phần đặt vấn để, mô tả vắn tắt mục đích, quy trình TĐG, phương pháp và công cụ đánh giá, mô tả sự tham gia của các thành viên của nhà trường, mục đích TĐG, những lợi ích mà Nhà trường thu được. Đối với phẩn tổng quan chung, cẩn tóm tắt để giúp người đọc có cái nhìn tổng thể về Nhà trường trước khi đọc báo cáo chi tiết, đổng thời nêu rõ những phát hiện chính trong quá trình triển khai TĐG. Trong phẩn kết luận, nêu rõ kết luận chung về công tác TĐG và kết quả TĐG của Nhà trường, tổng hợp kết quả TĐG.

- Đảm bảo tính chính xác, trung thực và sự nhất quán của các Phiếu đánh giá tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn bởi đó là cơ sở để các nhóm CTCT tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chí/tiêu chuẩn.

d. Phân tích, so sánh các điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân

- Đánh giá chất lượng, hiệu quả của các hoạt động theo từng tiêu chí so với mục tiêu đâ đặt ra; nêu rõ điểm mạnh, tồn tại trong đó điểm mạnh phải được rút ra từ phẩn mô tả, tồn tại là những hoạt động Nhà trường chưa thực hiện hoặc chưa đạt so với yêu cầu tiêu chí;

- Xác định chính xác điểm đạt và điểm mạnh vượt trội so với yêu cầu của tiêu chí. Điểm mạnh Vượt trội là những hoạt động Nhà trường triển khai thực hiện đạt kết quả cao hơn yêu cầu của tiêu chí. Tránh tình trạng nêu không đúng điểm mạnh hoặc nêu lan man;

- Nêu ngắn gọn điểm mạnh và điểm yếu. Không nêu nguyên tên tiêu chí là điểm mạnh. Ngoài ra, nguyên nhân của điểm yếu được đề cập trong phẩn mô tả;

- Tránh tình trạng nêu điểm yếu một cách sơ sài, do khách quan, nêu nhẹ điểm yếu để đạt yêu cấu của tiêu chí,... hoặc viết những tổn tại không phù hợp. Lưu ý tránh trường hợp nêu điểm mạnh đồng thời là tổn tại hoặc ngược lại. 

e. Xác định những vấn đề cân cải tiến chất lượng và các biện pháp thực hiện

- Trong báo cáo TĐG, kế hoạch hành động là kế hoạch của Nhà trường nhằm tiếp tục duy trì, phát huy những mật mạnh và khắc phục các mặt còn điểm yếu. Do vậy, kế hoạch hành động phải cụ thế và thực tế, tránh chung chung (có các giải pháp khắc phục, cải tiến, thời gian phải hoàn thành, nguồn lực thực hiện và các biện pháp giám sát);

- Kế hoạch hành động của Nhà trường phải thể hiện quyết tâm cải tiến chất lượng các lĩnh vực còn có những tổn đọng, yếu kém. Trong kế hoạch hành động, cần xây dựng ké hoạch cụ thể đối với những tiêu chí nhà trường chưa thực hiện;

- Tránh tình trạng xây dựng kế hoạch hành động theo kiểu: "Cần phải...", "Phấn đấu...", "Trong thời gian tới... sẽ...",... hoặc kế hoạch hành động không giải quyết bất kì tổn tại nào. Ngoài ra, cẩn quan tâm việc xác định các giai đoạn thực hiện đối với các biện pháp.

f. Thông tin và minh chứng trong báo cáo TĐG

- Căn cứ vào nội hàm tiêu chí, các nhóm CTCT lập danh mục minh chứng cần thu thập. Ban thư kí xác định và phân công các minh chứng cụ thể cần tim đối vài các nhóm CTCT dựa trên danh mục minh chứng cẩn thu thập. Đổng thời Hội đổng TĐG cẩn quy định về việc chia sẻ các minh chứng dùng chung giữa các nhóm CTCT;

-Trong quá trình thu thập và sử dụng minh chứng, cẩn kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp và liên quan đến tiêu chí. Các nhóm CTCT chọn lọc các minh chứng có nội hàm đáp ứng của tiêu chí, tránh trường hợp sử dụng minh chứng không liên quan;

- Đảm bảo tính đáy đủ, thống nhất của các thông tin và minh chứng về mức độ đạt được của các tiêu chí. Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh tiêu chí đó đạt yêu cáu thì ghi: Không có minh chứng;

- Sử dụng công nghệ thông tin để số hóa các minh chứng, thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cán thiết;

- Để có thông tin và minh chứng phục vụ cho việc viết báo cáo TĐG, Nhà trường cần đảm bảo đầy đủ các cơ sở dữ liệu phục vụ KĐCL GD;

- Quan tâm đến công tác lưu trữ minh chứng và áp dụng thói quen làm việc có minh chứng ngay trong quá trình thực hiện báo cáo TĐG.

g. TĐG tiêu chí

- Dựa trên cơ sở các minh chứng được thu thập cụ thể, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy, phù hợp với nội hàm từng tiêu chí, Nhà trường TĐG mức độ đạt hay chưa đạt yêu cẩu của tiêu chí. Để Hội đồng TĐG có cơ sở đánh giá đạt/không đạt tiêu chí, các nhóm CTCT phải tự đánh giá mức độ đạt/không đạt đối với các tiêu chí được phân công;

- Cơ sở để TĐG đạt/không đạt tiêu chí là mức độ phù hợp giữa hiện trạng của Nhà trường được thể hiện trong mô tả và các minh chứng hiện cỏ so với các vêu cầu cơ bản (các từ khóa) của tiêu chí;

- Hội đông TĐG đánh giá mức độ đạt được của 61 tiêu chí, không đánh giá tiêu chuẩn đạt hay chưa đạt yêu cầu. Thực hiện nghiêm túc công tác phản biện, nghiệm thu đối với từng tiêu chuẩn và báo cáo TĐG;

- Kết quả báo cáo TĐG là kết quả đánh giá của hội đổng TĐG Nhà trường trên cơ sở tiếp thu các ý kiến đóng góp của các thành viên Nhà trường (cán bộ quản lí, giảng viên, nhân viên, sinh viên);

- Quan tâm đến chất lượng của báo cáo TĐG trước khi công khai trên trang thông tin điện tử của Nhà trường.

5. Biện pháp đảm bảo chất lượng báo cáo TĐG

a. Nâng cao nhận thức của các thành viên nhà trường về KĐCL GD và TĐG trong KĐCL GD

TĐG là một quá trình liên tục, đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và phải có sự tham gia của nhiều đơn vị, cá nhân trong toàn trường [2], Vì vậy, nhận thức của các thành viên nhà trường về KĐCL GD nói chung và TĐG trong KĐCLGD nói riêng có vai trò và ý nghĩa quan trọng. Nhà trường cần tăng cường tổ chức các buổi tập huấn, báo cáo chuyên để về KĐCL GD và TĐG trong KĐCL GD, đồng thời lồng ghép các nội dung trên vào các hoạt động tập thể của Nhà trường nhằm nâng cao nhận thức và hiểu biết của các thành viên Nhà trường về ý nghĩa, mục đích, yêu cầu, quy trình,... KĐCL GD và TĐG trong KĐCL GD. Với nhận thức và hiểu biết đẩy đủ, các thành viên Nhà trường sẽ tích cực, tự giác tham gia hoạt động TĐG của Nhà trường, đồnq thời góp phẩn xây dựng văn hóa chất lượng.

b. Xây dựng kế hoạch TĐG đây đủ, phù hợp, khả thi

Kế hoạch TĐG là cơ sở quan trọng để triển khai hoạt động TĐG của nhà trường, trong đó cẩn đảm bảo thời gian hoàn thành báo cáo TĐG trong khoảng 6 tháng. Kế hoạch TĐG bên cạnh yêu cẩu đảm bảo các nội dung theo Hướng dân TĐG trường ĐH, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp [2], đổng thời phải phù hợp, khả thi với điều kiện và nguồn lực của nhà trường. Kế hoạch TĐG phải thể hiện rõ trách nhiệm cụ thể của từng thành viên của Hội đồng TĐG cũng như các nhóm CTCT, xác định rõ nội dung công việc thực hiện với thời gian bắt đẩu và kết thúc, bộ phận/cá nhân chịu trách nhiệm chính, bộ phận/cá nhân phối hợp, kết quả cụ thể, phương tiện thực hiện. Ngoài ra, trong quá trình xây dựng kế hoạch TĐG, Nhà trường đóng thời lập kế hoạch tài chính cho hoạt động TĐG, trong đó xác định nguồn kinh phí, các mục chi và mức kinh phí thực hiện các nội dung như: viết báo cáo các tiêu chí, viết báo cáo TĐG, hợp đóng chuyên gia tư vấn, phản biện, nghiêm thu...

c. Tăng cường năng lực của Ban thư kí và các nhóm công tác chuyên trách

Ban thư kí và các nhóm CTCT là những bộ phận thường trực, trực tiếp thực hiện hoạt động TĐG và viết báo cáoTĐG của nhà trường. Vì vậy, nhà trường cần chú trọng năng lực của các thành viên khi lựa chọn Ban thư kí và các nhóm CTCT. Bên cạnh kĩ năng viết, soạn thảo văn bản vi tính, các thành viên của Ban thư kí và các nhóm CTCT phải thực sự am hiểu các nội dung về KĐCL GD và đặc biệt là TĐG trong KĐCL GD. Nhà trường cần quan tâm đến số lượng các nhóm CTCT (từ 5-7 nhóm), trong đó mỗi nhóm phụ trách từ 1 - 2 tiêu chuẩn. Do báo cáo TĐG được tổng hợp từ báo cáo các tiêu chuẩn của các nhóm CTCT nên thư kí tổng hợp có vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện báo cáo TĐG với một cách hành văn thống nhất. Điểu này đòi hỏi các trường ĐH cấn quan tâm chọn lựa thư kí tổng hợp cho quá trình viết báo cáo TĐG. Ngoài ra, Nhà trường cần tạo điều kiện để Ban thư kí và các nhóm CTCT tham gia các khóa tập huấn, đào tạo nhằm nâng cao kĩ năng viết báo cáo TĐG.

d. Áp dụng phương thức triền khai hoạt động TĐG phù hợp

Các thành viên của các nhóm CTCT đều là kiêm nhiệm, do vậy Nhà trường cẩn áp dụng phương thức triển khai hoạt động TĐG với các nhóm CTCT phù hợp với điểu kiện thực tiễn của Nhà trường, trong đó cần đảm bảo quyển lợi của các thành viên tham gia, đóng thời tạo điểu kiện để họ vừa hoàn thành công việc được giao cũng như khối lượng công việc của hoạt động TĐG đối với tiêu chí/tiêu chuẩn được phân công phụ trách. Tùy vào điểu kiện thực tế, Nhà trường có thể áp dụng phương thức hợp đồng viết tiêu chí/tiêu chuẩn đối với các nhóm CTCT, tính khối lượng công việc thực hiện hoặc tham gia tự nguyện của các thành viên,... Điều quan trọng là phải đảm bảo chất lượng báo cáo TĐG theo quy định và tiến độ thực hiện. Nội dung của phần đật vấn đề, tổng quan chung, kết luận và cơ sở dữ liệu phục vụ KĐCL GD do Ban thư kí thực hiện.

e. Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động TĐG

Trên thực tế triển khai hoạt động TĐG, nếu các trường ĐH quan tâm chỉ đạo sâu sát và tạo điều kiện thuận lợi thì hoạt động TĐG luôn được triển khai thuận lợi, thông suốt và chất lượng báo cáo TĐG được đảm bảo. Hội đồng TĐG cần định kì tổ chức kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện của các nhóm CTCT so với kế hoạch. Bên cạnh đó, tổ chức họp rút kinh nghiệm sau mỗi bước của quy trình TĐG. Nhà trường cẩn quỵ định chế độ khen thưởng, trách phạt hợp lí để tăng tính kỉ luật và động viên kịp thời tinh thẩn làm việc của các thành viên Ban thư kí và các nhóm CTCT. Ngoài ra, cần động viên, biểu dương kịp thời các nhóm CTCT, các cá nhân hoàn thành tốt các tiêu chí/tiêu chuẩn được phân công; phê bình, khiển trách các nhóm, cá nhân không hoàn thành công việc nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện báo cáo TĐG.

f. Đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động TĐG

Các trường ĐH cần đảm bảo nguồn kinh phí và định mức kinh phí chi cho hoạt động TĐG như viết báo cáo tiêu chí/tiêu chuẩn, hợp đổng chuyên gia tư vấn, phản biện và nghiệm thu các tiêu chí/tiêu chuẩn và báo cáo TĐG. Bên cạnh đó, cẩn quy định định mức kinh phí của hoạt động TĐG trong quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường. Ngoài ra, cần tạo điều kiện để Ban thư kí hoặc các nhóm CTCT đăng kí và sử dụng kinh phí đề tài nghiên cứu khoa học cho hoạt động viết báo cáo tiêu chí/tiêu chuẩn.

g. Tâng cường vai trò của chuyên gia tư vấn hỗ trợ quá trình tự đánh giá

Trong quá trình thực hiện báo cáo TĐG, chuyên gia tư vấn hỗ trợ Nhà trường xác định danh mục minh chứng cẩn thu thập, lựa chọn minh chứng thích hợp, hướng dẫn các nhóm CTCT viết báo cáo tiêu chí/tiêu chuẩn, hoàn thiện các báo cáo tiêu chí/tiêu chuẩn, hoàn thiện báo cáo TĐG, thúc đẩy thực hiện báo cáo TĐG đúng tiến độ, đóng thời có những góp ý khách quan đối với báo cáo TĐG của nhà trường. Nhà trường cấn xác định và hợp đồng chuyên gia tư vấn hỗ trợ quá trình thực hiện báo cáo TĐG, trong đó "chuyên gia tư vấn phải có trình độ thạc sĩ trở lên, có hiểu biết về đảm bảo và KĐCL GD, TĐG và các kĩ thuật cần thiết để triển khai TĐG". Nhà trường cần tổ chức các buổi làm việc với chuyên gia tư vấn (3-4 lần trong quá trình thực hiện ' báo cáo TĐG) với sự tham gia đông đủ các thành viên của các nhóm CTCT, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc thực hiện cụ thể sau mỗi lần tư vấn.

6. Kết luận

Sau hơn 10 năm triển khai thực hiện, hoạt động KĐCL GDĐH ở Việt Nam ngày càng phát triển sâu rộng; hầu hết các trường ĐH và học viện trên toàn quốc đã triển khai thực hiện và hoàn thành báo cáo TĐG. Tuy nhiên, nhiều trường ĐH hiện nay còn gặp khó khăn trong quá trình TĐG như nhận thức của các thành viên nhà trường vé KĐCL GD nói chung và TĐG trong KĐCL GD nói riêng còn hạn chế, đội ngũ tham gia hoạt động TĐG của các trường ĐH đa phần là kiêm nhiệm và chưa được đào tạo bài bản về kĩ năng viết báo cáo TĐG, nguồn kinh phí chi cho hoạt động TĐG của Nhà trường hạn hẹp. Để đảm bảo chất lượng báo cáo TĐG đáp ứng quy định và được các Trung tâm KĐCL GD thẩm định, đóng ý tiến hành đánh giá ngoài đòi hỏi các trường ĐH cần áp dụng đồng bộ các biện pháp phù hợp, khả thi và đặc biệt lưu ý những kinh nghiệm trong quá trình viết báo cáo TĐG.

(Nguồn: TS. Nguyễn Quang Giao - Đại học Đà Nẵng, Tạp chí Khoa học Giáo dục Việt Nam)